AL PLE MUNICIPAL
Carles Mulet i Diego Noel, portaveu i portaveu adjunt respectivament del Grup Municipal Units pel Poble, presenten al Ple de l’Ajuntament de Cabanes, la següent moció per tal de ser debatuda i si s’escau aprovada.
MOCIÓ PER LA CREACIÓ DE L’ARXIU MUNICIPAL DE CABANES
EXPOSICIÓ DE MOTIUS
La manca d’un Arxiu Municipal que funcione com a tal, fa que en l’actualitat documentació històrica i contemporània estiga guardant-se de manera poc recomanable i es pose inclòs en risc la seua correcta conservació. Això dificulta la tasca de consulta del propi personal de l’ajuntament, d’historiadors o dels propis veïns si volen accedir a informació històrica del municipi.
1. LEGISLACIÓ DE REFERÈNCIA
La Llei 4/1998 d’11 de juny, de la Generalitat Valenciana del Patrimoni Cultural Valencià, defineix arxius de la forma següent: «Són arxius els conjunts orgànics de documents o l’agrupació d’aquests, reunits per les entitats públiques i pels particulars en l’exercici de les seues activitats, la utilització dels quals està dirigida a la investigació, la cultura, la informació o la gestió administrativa. S’entén així mateix per arxius les institucions culturals l’objecte de les quals és la reunió, conservació, classificació, ordenació i divulgació, amb finalitats d’aquesta naturalesa, dels conjunts orgànics anomenats». Des de l’any 2005, la Comunitat Valenciana té una llei específica d’arxius, a saber, Llei 3/2005 de 15 de juny, de la Generalitat, d’Arxius.
2. TASQUES PRINCIPALS DE L’ARXIU
Així, l’arxiu naix de la mateixa activitat de l’entitat productora, en aquest cas l’Ajuntament, i no s’entén l’un sense l’altre. Amb poques paraules, les funcions dels arxius són arreplegar, conservar i servir els documents, sent les principals tasques del personal:
– Organització i posada en servei de la documentació administrativa, durant el període de màxima utilitat per a la gestió administrativa de les oficines i per a la presa de decisions.
– Assegurar la transferència periòdica a l’arxiu dels documents que ja no són d’ús corrent per part de les oficines.
– Aplicar els principis i tècniques modernes de valoració per a, transcorregut un temps, seleccionar els documents que pel seu valor seran conservats indefinidament, per a evitar eliminacions arbitràries i descontrolades i maximitzar els espais d’emmagatzemament disponibles.
– Classificar els fons, basant-se en un quadro de classificació, i mantindre ordenada la documentació en les seues distintes etapes, d’acord amb els principis de l’Arxivística (principi de procedència i principi de respecte a l’orde original dels documents).
– Descriure la documentació per a fer fàcilment accessible la informació, mitjançant els distints instruments de descripció documental i valent-se dels avantatges oferits per les noves tecnologies. S’aconsegueix així, agilitzar la localització de documents que necessiten ser consultats pels empleats municipals, pels membres de la corporació municipal i pels veïns de Cabanes.
– Instal·lar adequadament els documents mitjançant locals i equipament que garantisquen la seua conservació íntegra en el temps.
– Assegurar que aquestes i totes les funcions que puga desenvolupar l’arxiu queden fermament establides i garantides mitjançant un reglament de servei.
L’organització d’un arxiu respon a una necessitat doble: proporcionar una estructura lògica al fons documental, de manera que represente la naturalesa de l’organisme reflectit en ell, i facilitar la localització conceptual dels documents. Açò s’aconsegueix amb els instruments de descripció, que permetran fer accessibles eficaçment els fons documentals. Diversos són els tipus d’instruments que s’utilitzaran depenent de cada sèrie documental: inventari (succint o analític), catàleg o guia. També per a l’arxiu hi ha una normativa, la ISAD (G), Norma Internacional General de Descripció Arxivística. La gestió de l’arxiu es duria a terme mitjançant programes de gestió de bases de dades accessibles, com són OpenOffice o Microsoft Access.
La classificació de la documentació és tan important com la descripció. Per a poder classificar la documentació la Conselleria de Cultura, Educació i Ciència va publicar en 1987 un quadre de classificació de fons per a arxius municipals que s’adapta prou bé a la situació actual de la documentació municipal (encara que hauria de readaptar-se a la realitat documental de l’Arxiu Municipal de Cabanes, eliminant o afegint sèries).
Una vegada que ha sigut descrita la documentació, ja està en condicions de posar-se a disposició dels usuaris i per a això és necessari crear altres instruments, però referits al seu ús, els instruments de control. S’elaboren per a ús intern del servei i són de dos tipus: sobre el contingut (registre de fons, relacions d’entrega, relacions de contingut) i sobre el servei (registre d’usuaris, identificació d’usuaris, butlletins de consulta). Aquests instruments es crearan d’acord amb les necessitats de l’arxiu.
3. ELS USUARIS DE L’ARXIU
Totes aquestes tasques estan orientades a aconseguir la utilització efectiva i exhaustiva de l’arxiu com a recurs bàsic d’informació, al servei de:
• L’Administració, entitat generadora de l’arxiu, per a proporcionar-li quants documents, dades i referències siguen necessaris al seu normal desenvolupament, major rapidesa i eficàcia de gestió.
• Els ciutadans, de manera molt especial en els arxius públics, per a oferir-los les informacions que sol·liciten relatives a si mateixos, a la gestió de l’entitat,… garantia de transparència administrativa imprescindible en tot Estat de dret. Té tal importància el dret d’accés per part dels ciutadans als arxius i registres públics que la Constitució ho eleva al rang més alt en l’article 105 b.
• La investigació i la difusió cultural. Posar a disposició dels ciutadans els testimonis del passat, i més concretament en el sector especialitzat de la investigació històrica, en el que els arxius tendeixen a convertir-se en font principal per als investigadors.
4. AJUDES I SUBVENCIONS
Com en el cas de les biblioteques, també la Conselleria presta ajudes als arxius municipals a través de tres subvencions per a:
– Material homologat
– Instal·lacions (mobiliari)
– Digitalització de documents
5. ALTRES POSSIBILITATS QUE OFEREIX UN SERVEI D’ARXIU MUNICIPAL
A més de les funcions pròpies de l’arxiu relacionades amb la documentació municipal, en un servei d’arxiu municipal poden dur-se a terme altres tasques relacionades amb la història de la localitat. L’arxiu podria encarregar-se de la gestió i tractament de fotografies amb interés històric per a la població, a més d’intentar recopilar fotografies històriques particulars que podrien ser cedides temporalment a l’arxiu per a ser digitalitzades i formar part d’una base de dades de la història gràfica de Cabanes.
Així mateix, les fonts orals constitueixen una altra font històrica a tindre en compte. Per les seues vivències en èpoques històriques d’especial rellevància, el testimoni de les persones majors no hauria de desaparèixer amb elles. Per aquest motiu és de gran importància dur a terme entrevistes orals entre la població anciana, per a registrar i conservar els seus testimonis i que contribuïsquen d’aquesta manera a la història de Cabanes.
6. CONCLUSIONS
L’administració local és la més pròxima al ciutadà i l’arxiu municipal un dels exemples més clars d’agrupació documental que es consolida com a font primària de la història del poble. Per dret propi és mereixedora de preservar-se i guardar-se, no sols per a una millor administració actual del municipi, sinó també per a un coneixement posterior de les generacions futures. Però perquè la conservació documental siga eficaç i abast el seu objectiu últim (la possibilitat de ser consultada) és imprescindible que estiga organitzada seguint criteris conformes a les tècniques arxivístiques. La conservació, enriquiment i difusió del patrimoni històric documental constitueix una obligació dels poders públics en un estat social i democràtic.
L’organització de l’arxiu només aporta beneficis, tant a la pròpia administració com als possibles usuaris externs. En poblacions no massa grans és perfectament viable que unisca mateixa persona compagine les tasques d’arxiu i biblioteca (sempre que tinga coneixements en ambdós camps) com succeeix en l’actualitat en altres municipis de la província. Aquesta possibilitat suposa un estalvi en personal i recursos considerable.
Per tot això es presenta les següents propostes:
1. L’ajuntament de Cabanes delega en una Comissió mixta ( grups municipals, regidoria de Cultura, secretaria municipal i personal relacionat amb aquest àmbit, com ara la treballadora de la biblioteca), perque analitze, valore i presente davant de la Ple en un termini de temps de pocs mesos, una proposta de creació d’un Arxiu Municipal per valorar si tècnica i econòmicament és assumible per l’ajuntament